W części pierwszej serii artykułów dot. umów na realizację aplikacji internetowej (zobacz) poruszaliśmy ogólne zagadnienia. W tym artykule pochylimy się nad tym co zazwyczaj dla klienta jest najważniejsze – czas.

Harmonogram realizacji projektu jest jednym z najważniejszych składowych umowy z klientem gdyż dość precyzyjnie (zazwyczaj) określa kiedy i w jakich etapach klient otrzyma zamawiany produkt.

Co powinien zawierać harmonogram?

Pamiętajcie, poruszamy temat harmonogramu załączanego do umowy a nie harmonogramu prac, który buduje się i rozwija podczas samej pracy.

• Czas rozpoczęcia
• Czas zakończenia
• Kolejność prac
• Kamienie milowe (np.  projektowanie UX, projektowanie UI, kodowanie front-end)
  • Uszczegółowienia kamieni milowych  w postaci samych zadań o ile jest to istotne (np. badanie eye tracking przez zewnętrzną firmę etapu projektowania UX – jest to istotne gdyż harmonogram zależy od zewnętrznego dostawcy)
• Zależności – BARDZO WAŻNE – tu należy pokazać zależności rozpoczęcia poszczególnych zadań w zależności od zakończenia innych. Klient musi mieć świadomość, że opóźnianie zakończenia zadania X powoduje opóźnienie w rozpoczęciu zadania Y a tym samym przesunie wykonanie całego projektu.
• Zadania klienta w procesie – klient musi wiedzieć kiedy i ile czasu jest przewidziane na jego udział w projekcie. Mowa np. o odbiorach i zgłaszaniu uwag poszczególnych etapów projektu. Należy bardzo jasno określić w jakim czasie musi być wykonany odbiór cząstkowy projektu aby nie blokować całościowej realizacji.
• Przeciążenia zasobów – troszkę bardziej zaawansowany temat wskazujący możliwe przeciążenia zasobów ludzkich w przypadku przesunięć w harmonogramie mający wpływ na inne zadania.

Czas realizacji kamieni milowych i zadań powinien uwzględniać ryzyko ich wykonania oraz możliwe utrudnienia w realizacji. W przyszłości tematykę zarządzania ryzykiem poruszę w osobnym artykule.

Powyższy zakres harmonogramu musi być dostosowany do potrzeb biznesowych klienta i nie powinien być nazbyt szczegółowy (np. zawierać poziomy zaangażowania poszczególnych developerów) ponieważ przede wszystkim zaciemnia ogólny obraz planu realizacji jak również może być dla klienta niejasny.

Jakie role spełnia harmonogram w umowie?

Dla każdej strony rola harmonogramu jest odrobinę inna.

Co jest ważne dla klienta

• Kiedy ma dostarczyć materiały i wiedzę do realizacji projektu
• Ile czasu i kiedy ma przeznaczyć na odbiory cząstkowe
• W jakim czasie (jak szybko) musi udzielać informacji wykonawcy
• Co może wpłynąć na opóźnienia
• Kiedy otrzyma szczątkowe efekty prac a kiedy gotowy projekt
• Jak długo może zgłaszać swoje uwagi/sugestie/zastrzeżenia do projektu aby nie wpłynąć na termin zakończenia prac

Dla wykonawcy

Warto napomnieć, że wykonawca zazwyczaj przygotowuje sobie wewnętrzny o wiele bardziej szczegółowy harmonogram prac zgodny z wykorzystaną metodologią zarządzania projektami.

• Terminy dostarczenia etapów prac do odbioru/weryfikacji przez klienta
• Kolejność realizacji zadań
• Maksymalny czas przewidziany na odbiory szczątkowe i końcowe

Elastyczność harmonogramu

Bardzo istotna kwestia o której należy pamiętać przy tworzeniu umowy – harmonogram może być z wielu powodów zmieniany. Od prozaicznych – np. chorób członków projektu – po najmniej lubiane – zaniedbania klienta lub wykonawcy.

Warto więc zadbać o zapisy w umowie regulujące kwestie zmian harmonogramu prac na grupy:

bez sankcji

• Zaangażowanie stron (na etapie projektowania, strony uzgodniły więcej iteracji aby lepiej dopracować produkt)
• Zdarzenia losowe (choroby, kataklizmy, wypadki)
• Wynikające z realnych utrudnień napotkanych podczas realizacji prac (czyli tzw. „niespodzianek”, których na etapie tworzenia harmonogramu nie byliśmy w stanie przewidzieć)

z sankcjami

• Świadome zaniedbania którejś ze stron
• Nieuzasadnione przerwanie realizacji umowy
• Rażące i nieuzasadnione przekraczanie założonych terminów harmonogramu

Pamiętajcie – jedna strona ponosi koszty braku dyscypliny drugiej strony.  Jeśli klient opóźnia się z realizacją swoich zadań – naraża to na koszty wykonawcę. Jeśli wykonawca opóźnia realizację umowy – naraża na koszty klienta. Nie mniej jednak należy zawsze zachowywać się elastycznie i starać się zrozumieć drugą stronę. W końcu jesteśmy ludźmi i małe potknięcia zawsze mogą się przytrafić.

Terminy realne a nie wirtualne!

Na koniec jeszcze jedna ważna kwestia:

• jako wykonawcy pamiętajcie aby podawać terminy realne, zgodne z Waszą najlepszą wiedzą i doświadczeniem a nie taką, której oczekuje klient! Mało asertywne podejście może się zakończyć opóźnieniami, frustracja, nerwami i na końcu porażką. Nie warto.
• jako klient uszanuj terminy narzucane przez wykonawców końcu z pewnością zatrudniasz profesjonalistów i narzucanie im swoich oczekiwań w kwestii terminu realizacji może negatywnie wpłynąć na całość współpracy. Zaufaj im, projekt realizowany w normalnym tempie wykonany jest znacznie lepiej niż „na szybko”!.