Model współpracy między klientem a firmą informatyczną ma podstawowe znaczenie dla satysfakcji obu stron przy tworzeniu produktu cyfrowego. Powinien być także dostosowany do charakteru tworzonej aplikacji. Czym różnią się podejścia Time & Material i Fixed Price oraz na które z nich się zdecydować?

Model Time & Material

Model Time & Material polega na rozliczeniu z wykonawcą na podstawie liczby przepracowanych godzin. Wybierany jest między innymi w przypadkach gdy zleceniodawca nie potrafi określić, jaki będzie zakres projektu lub wymagania, które go dotyczą, będą dynamicznie się zmieniać.

Podstawową zaletą tego modelu jest elastyczność podczas prowadzenia prac. Klient jest w stanie kształtować swoje wymagania w trakcie trwania projektu. Jest to często konieczne, ponieważ wraz z kolejnymi iteracjami wymagania te mogą się zmieniać. Może to występować przy stosowaniu metodyk zwinnych, jak Scrum czy Kanban Wykonawca ma też większą motywację do poszukiwania nowych rozwiązań, które mogą poprawić ostateczną jakość produktu. 

W modelu Time & Material klient Otrzymuje na bieżąco od firmy informatycznej raporty i analizy, na podstawie których może decydować o kierunku działań. Forma projektu może się zatem zmieniać wraz ze wdrażaniem uwag usługobiorcy. 

Model Time & Material stosuje się w przypadku projektów, gdzie czasochłonność przyszłych prac jest trudna do oszacowania. Klient określa wtedy ogólny kształt przyszłej aplikacji, a następnie precyzuje swoje wymagania podczas trwania projektu. Działania w przypadku Time & Material mogą rozpocząć się od razu, bez przygotowania przez zleceniodawcę konkretnej specyfikacji produktu.

Zalety modelu Time & Material to zatem:

• możliwość szybkiego rozpoczęcia prac bez sprecyzowanych założeń i harmonogramu prac projektu,
• krótki czas rozpoczęcia tworzenia aplikacji,
• szansa dla klienta na bieżące monitorowanie postępu prac i wysyłanie wykonawcy informacji zwrotnych, mogących wpłynąć na ostateczny kształt produktu.
• możliwość szybkiego wdrożenia produktu MVP (Minimal Valuable Product), np. poprzez uruchomienie wersji testowej.
• szansa na ustalanie wyższego priorytetu dla działań, które są najważniejsze dla użytkownika końcowego, aby mniej istotne funkcjonalności dodać w późniejszym etapie.

Wady Time & Material to:

• brak określonego budżetu projektu,
• trudny do określenia harmonogram prac,
• potrzeba intensywniejszej komunikacji pomiędzy klientem a wykonawcą, co wymaga większego zaangażowania i ponoszenia dodatkowych kosztów (aczkolwiek klient może delegować te prace na zatrudnionego przez siebie product ownera, a dla wykonawcy otrzymywanie na bieżąco informacji zwrotnych jest nawet zaletą tego modelu współpracy).    
• wyższe koszty administracyjne, wynikające m.in. z potrzeby księgowania czasu pracy firmy informatycznej. 

Model Fixed Price

Rozliczeniu w modelu Fixed Price polega na ustaleniu z góry ceny za wykonanie projektu lub jego części. Fixed Price wybierany jest w sytuacji, gdy zleceniodawca jest w stanie ustalić, jak dokładnie powinien wyglądać przyszły produkt. Wymaga to jasnego sprecyzowania wymagań wobec usługodawcy. Należy przygotować dokładną specyfikację funkcjonalną i wymagań biznesowych a często także prototyp aplikacji.

Projekty tworzone na podstawie rozliczenia Fixed Price mają ściśle określony harmonogram, co daje zleceniodawcy pewność, kiedy produkt zostanie oddany. Sprawia to, że łatwiejsze staje się planowanie działań biznesowych.

Fixed Price daje także klientowi szansę na określenie budżetu przedsięwzięcia. Dzięki temu możliwe jest planowanie wydatków firmy z wyprzedzeniem. Model Fixed Price warto zastosować także, gdy budżet zamawiającego jest stały lub ograniczony i stanowi to priorytet podczas procesu tworzenia aplikacji. 

Projekty w modelu Fixed Price są łatwiejsze w zarządzaniu ze strony klienta. Nie wymagają od niego większego zaangażowania, przez co oszczędza na czasie pracy zatrudnionych w firmie osób. Należy do nich jedynie kontrolowanie i rozliczanie prac firmy informatycznej.

Fixed Price dobrze spisuje się w projektach, gdzie ilość prac jest możliwa do dokładnego oszacowania , Zachodzi tu jednak ryzyko, że zleceniowadca przeszacuje koszty projektu, płacąc w ten sposób ostatecznie więcej, niżby to miało miejsce w przypadku modelu Time & Material. Firma informatyczna ryzykuje z kolei, że jej wycena projektu będzie zbyt niska, przez co narazi się na dodatkowe koszty. 

Decydując się na model Fixed Price, należy wziąć pod uwagę, że każda modyfikacja kształtu produktu podczas trwania prac będzie oznaczała nową wycenę projektu i zmianę czasu jego realizacji.     Istnieje także ryzyko, że zleceniodawca otrzyma produkt niezgodny ze swoimi potrzebami. Sytuacja na rynku i wymagania zleceniodawcy mogą się zmieniać, a produkt rozliczany w modelu Fixed Price pozostaje taki sam, jak podczas tworzenia specyfikacji.

Zamawiający musi także być zorientowany w tworzeniu produktów cyfrowych lub korzystać z usług firm doradczych, analityków czy projektantów.         Fixed Price zakłada bowiem precyzyjnie sformułowanie przez klienta listy wymagań, co wymaga dysponowania odpowiedniej klasy specjalistami.

Zalety modelu Fixed Price to zatem:

• określony budżet tworzenia produktu,
• ściśle wyznaczony harmonogram umożliwiający klientowi planowanie,
• zleceniodawca ponosi mniejsze koszty komunikacji z firmą informatyczną, a także nie jest zmuszony do ścisłego kontrolowania procesu, 
• wyniki procesu tworzenia aplikacji są przewidywalne, ponieważ zostają ustalone na etapie wstępnym.

Wady modelu Fixed Price to:

• mniejsza elastyczność podczas procesu tworzenia oprogramowania,
• ryzyko, że projekt nie spełni ostatecznych potrzeb klienta, jeśli ten nie sprecyzuje dokładnie swoich wymagań, lub niewłaściwie je określi,
• możliwość przeszacowania kosztów projektu ze strony klienta, lub ryzyko ich nieoszacowania narażające firmę informatyczną na dodatkowe koszty,
• konieczność dostarczenia firmie informatycznej ścisłych wymagań dla firmy informatycznej. Możliwe jest jednak zlecenie analizy projektu odpłatnie wykonawcy lub specjalistycznym firmom.
• zleceniodawca jest zmuszony nieraz do pójścia na kompromis dotyczący jakości, ponieważ priorytetem wykonawcy będzie skończenie projektu na czas. Nie wykona zazwyczaj zatem dodatkowych prac nie uwzględnionych w analizie wymagań.

Time & Material czy Fix Price? 

Decydując się na model Time & Material lub Fixed Price, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

1. Budżet

W przypadku możliwości elastycznego kształtowania wydatków przez zleceniodawcę może on zdecydować się na model Time & Material. Jeśli natomiast dysponuje ściśle określonym budżetem, lepszy będzie model Fixed Price.

2. Zdolność do precyzyjnego określenia wymagań

Gdy zleceniodawca nie decyduje się na dostarczenie firmie informatycznej precyzyjnej analizy wymagań, powinien wybrać model Time & Material. Może się również okazać, że nawet przy stworzeniu takiej analizy Time & Material będzie bardziej opłacalny, gdyż nie zachodzi ryzyko przeszacowania budżetu, jak to ma miejsce w modelu Fix Price. Jeśli zleceniodawca potrafi jednak trafnie określić swoje wymagania, może zdecydować się na model Fix Price.

3. Elastyczność

Model Time & Material pozwala na kształtowanie formy produktu w czasie jego tworzenia. W przypadku Fix Price powinna być ona określona przed rozpoczęciem prac. Zmiana wymagań oznacza dodatkowe koszty i modyfikację harmonogramu.

4. Skala projektu

Gdy projekt jest bardziej skomplikowanego lepiej zdecydować się na model Time & Material. Umożliwia on dostosowywanie produktu do zmieniających się realiów rynku i kształtujących się na bieżąco wymagań klienta oraz podzielenie prac na możliwe do oceny, poszczególne iteracje.

Małe i krótkotrwałe projekty można z powodzeniem rozliczać w modelu Fix Price, gdyż w trakcie prac mogą nie być wymagane większe zmiany w formie produktu. Większe projekty również mogą być w ten sposób rozliczane, ale jedynie w przypadku możliwości stworzenia przez klienta trafnej analizy wymagań i wypracowania z wykonawcą realnego do realizacji harmonogramu prac,

5. Potrzeba określenia czasu zakończenia prac

W przypadku Time & Material czas oddania gotowego produktu nie jest ściśle określony. Utrudnia to zleceniodawcy planowanie biznesowe. Fix Price pozwala natomiast na wyznaczenie konkretnego terminu zakończenia prac.

Rozważenie tych czynników oraz zalet i wad poszczególnych modeli pozwala podjąć świadomą decyzję co do modelu współpracy między klientem a firmą informatyczną przy tworzeniu produktu cyfrowego. W innym przypadku zleceniodawca może być niezadowolony z formy procesu lub efektu prac. Dlatego też warto dobrze określić charakter projektu przed decyzją o wyborze formy rozliczenia.