W dzisiejszych czasach każdy może mieć stronę internetową, każdy może zainwestować i zbudować dedykowany sklep internetowy, system zarządzania obiegiem dokumentów w firmie i cokolwiek co sobie tylko głowa wymyśli. No właśnie, budowa zarabiającej aplikacji internetowej nie jest już taka prosta jak firmowa stronka internetowa typu: „O nas”, „Oferta”, „Kontakt”. Tworzenie start-up’u (bo tak należało by to już nazwać), który ma nam w przyszłości przynosić kilku zerowe zyski to dość skomplikowana sprawa. Inwestorami w takich projektach są często osoby biznesowe z wizją i pomysłem na zarabianie pieniędzy, dużych pieniędzy. Po drugiej stronie jest firma wdrożeniowa, która ma urzeczywistnić wszelkie pomysły Inwestora. Aby projekt się powiódł podstawowym warunkiem jakie strony muszą spełnić to – mówienie wspólnym językiem.

W niniejszym artykule przybliżę ten często niedostrzegany problem.

Jak to czasem wygląda (klasyka!)

<iframe src="https://ebd.cda.pl/620x368/14683366" width="620" height="368" style="border:none;margin:0 auto;display:block;" scrolling="no" allowfullscreen=" name=" v2"="" allow="encrypted-media"></iframe>

Kim jest Inwestor / „osoba biznesowa” w start-up’ach?

Najczęściej spotyka się ekspertów, którzy swoją branżę znają na wylot. Znają jej potrzeby, bolączki i pracują w niej latami. W pewnym momencie, kiedy decydują się uruchomić specjalistyczny e-biznes poszukują partnerów, którzy ich zrozumieją i stworzą platformę umożliwiającą realizację ich celów biznesowych. Zakładają sobie wtedy terminy, deadline’y, budżet, tworzą biznesplan. Następnie szukają podwykonawcy i wtedy trafiają na usługi software house’ów, które gotowe są sprostać wszelkim pomysłom klienta. Przy pierwszym spotkaniu z możliwym podwykonawcą pojawia się czasem problem – czy strony mówią tym samym językiem i rozumieją tak samo problematykę zadania?

Aha, w niniejszym artykule pisząc „Inwestor” nie mam na myśli osoby czysto biznesowej, która „płaci i wymaga” tylko taką która aktywnie włącza się w proces wytwórczy. Przyjmijmy, że jest to dział IT firmy zlecającej zewnętrznemu podwykonawcy zadania.

Tak jak osoba budująca dom nie musi znać wyższości cegły palonej nad pustakiem, tak Inwestor nie musi znać różnic pomiędzy ZEND Framework 2 a Symfony 2. Obowiązkiem Inwestora jest współpraca z ekspertami, którzy za niego dokonają najlepszej możliwej decyzji.

Obowiązki inwestora

Z wieloletniej obserwacji rynku i relacji pomiędzy firmą IT a klientem dochodzę do wniosku, że każda strona myśli, że przeciwna wie tyle co ona. Chodzi o sytuacje, w której firma IT zakłada, że wiedza Inwestora jest przynajmniej dobra w kwestii zasad i standardów panujących na rynku tworzenia oprogramowania. Nie raz udzielaliśmy konsultacji klientom pytającym na przykład „Czy standardem na rynku jest, że firma IT udziela gwarancji na oprogramowanie?”, „Czy za dokumentację użytkownika powinienem dodatkowo zapłacić czy uznaje się, że domyślnie każda firma to przygotowuje?”. Ogólnie rzecz ujmując firmy realizują to, co klient sobie zażyczył i jest zapisane w umowie. Bez żadnych domysłów z dodatkowymi usługami.

Tak więc jeśli jesteś Inwestorem i chcesz uruchomić start’up – na co zwrócić uwagę w obszarze komunikacji?

• Musisz przekazać całą wiedzę merytoryczną związaną z projektem firmie, która ma go wykonać. Najlepiej na papierze. Jeśli czegoś nie napiszesz to nikt się później nie domyśli, że coś jeszcze chciałeś.
• Postaraj się aby na spotkaniach z wykonawcą omówić cały projekt bardzo dokładnie. Musisz poczuć, że podwykonawca rozumie świetnie Twój biznes.
• Rozpoczynając współpracę zadbaj o to, aby w umowie znalazły się wszystkie usługi, których oczekujesz – nie istnieją „domyślne” usługi. Przeniesienie praw autorskich, gwarancje, opieka techniczna, utrzymanie infrastruktury serwerowej – to wszystko musi być dokładnie opisane.
• Nie wiesz jakie są standardy i jak skonstruować dobrą umowę? Biorąc pod uwagę, że realizacja start-upu to zazwyczaj bardzo duże koszty postaraj się o pomoc eksperta, który w Twoim imieniu dopracuje warunki techniczne umowy.
• Podczas realizacji oprogramowania musisz być cały czas aktywny – szybko odpowiadaj na pytania podwykonawcy, proś o wgląd do postępów prac i sprawdzaj czy to co powstaje jest zgodne z Twoimi założeniami i dokumentacją.
• Dopilnuj, aby ze strony podwykonawcy za realizację oprogramowania odpowiedzialna była konkretna osoba (zazwyczaj Project Manager), z którą w każdej chwili możesz się spotkać, porozmawiać, zgłosić uwagi i zastrzeżenia. Unikaj jak ognia pracy bezpośrednio z programistami lub osobami odpowiedzialnymi jedynie za fragmenty systemu i mówiące do Ciebie niezrozumiałym językiem. Oni żyją w innym świecie i sygnały, że coś idzie nie tak mogą być przez Ciebie błędnie zinterpretowane. Stwierdzenie: „Efekty wizualne w aplikacji wymagają najnowszych przeglądarek, ale pod Internet Explorer 7 też jakoś dadzą radę!” – uznasz za pozytywną informację, negatywną czy budzącą zastanowienie?
• Stawiaj na bezpośrednie spotkania – wiem, że w Indiach można zamówić tanio różne usługi, ale zapewniam Cię – jedno spotkanie przy wspólnym stole jest warte więcej niż 10 na Skype.
• Komunikacja to niekiedy 50% sukcesu w projektach internetowych. Jeśli masz obawy co do sprawności komunikacji z podwykonawcą – odpuść. Szybkość odpisywania na wiadomości e-mail, łatwość umówienia się na spotkanie w bardzo krótkim czasie – są to poniekąd drobne rzeczy, które w dłuższej perspektywie czasu stają się bardzo ważne.
• Prototypuj! Poza ważnym aspektem dokumentacyjnym i użytecznościowym jest to świetna forma komunikacji z firmą IT. Dzięki dynamicznym, wizualnym prototypom widzisz zasadę działania Twojej aplikacji, a podwykonawca może się upewnić, że dobrze zrozumiał projekt. Dopilnuj jednak, aby prototypy pokrywały 100% możliwego do zwizualizowania systemu, gdyż niektóre firmy dla oszczędności wizualizują tylko najważniejsze widoki Twojej aplikacji. A to błąd.

Obowiązki wykonawcy

Wykonawca ma obowiązek, aby nie tylko zaprogramować aplikację na bazie wypracowanej dokumentacji. Firma IT tworząca swojemu klientowi oprogramowanie musi wielokrotnie upewniać się, że to co przygotowuje jest nie tylko zgodne z dokumentacją, ale również z oczekiwaniami klienta. Błędy mogą pojawić się na każdym etapie tworzenia dokumentacji, dlatego warto zachować czujność i konsultować efekty prac na bieżąco.

Aby dostarczyć swojemu klientowi dobry produkt konieczne jest myślenie za niego, jak np. podpowiadanie mu ciekawych i nowoczesnych rozwiązań. Trzeba grać w jednej drużynie i dążyć do tego aby finalny produkt był jak najlepszy. Przecież jeśli tak nie będzie, wtedy projekt może okazać się niewypałem, a sama firma wykonawcza na tym straci, ponieważ nie otrzyma nowego kontraktu na rozwój projektu.

O co warto zadbać?

• Aby ze strony wykonawcy Project Manager bardzo dobrze rozumiał się z klientem i był przy nim przez cały okres realizacji (rotacja pracowników jest niewskazana);
• Rozmawiać językiem klienta a nie technologicznym! W prosty i zrozumiały sposób powinniśmy przekazywać informacje związane z powstawaniem oprogramowania, sformułowań typu: „W wyniku ataku DDoS firewall zablokował wszystkie porty na klastrze bazodanowym co spowodowało błędy na stronie” unikajmy, ponieważ brzmią one dla klientów jakoś tak: „防火墙一直在阻止群集数据库上的所有端口  spowodowało błędy na stronie”.
• Zadbaj o to, aby e-maile z pytaniami od klienta w ciągu tygodnia pracy nie leżały zbyt długo na skrzynce. 30 minut w godzinach pracy jest bardzo dobrym czasem na odpowiedź;
• Warto się spotykać! Nawet jeśli potencjalnie nie ma takiej potrzeby – warto raz w tygodniu umówić się z klientem i przedstawić status prac oraz plan na kolejny tydzień. Powiedz jak wygląda produkcja, czy są jakieś zagrożenia lub problemy. Warto wykazać swoje zaangażowanie!
• Regularnie w ustalonych odstępach czasu raportuj i prezentuj efekty wykonywanych prac – klient będzie spał spokojnie, a wykonawca będzie pewny, że realizuje projekt zgodnie z oczekiwaniami;
• Bardzo ułatwia współpracę platforma „ticket’owa”, w której klient i wykonawca mogą wprowadzać zadania do wykonania. Klient może zgłaszać uwagi i zastrzeżenia a wykonawca może je rozpatrywać. Wszystko jest uporządkowane w jednym miejscu i nie ma potrzeby wymieniać się dziesiątkami maili czy telefonów. Zdecydowanie usprawnia to współpracę i czyni ją przyjemniejszą;
• Wykazuj dużo zrozumienia i cierpliwości. Czasami zadawane pytania mogą być dla klienta niejasne i odpowiedzi mogą nie dotyczyć sedna sprawy. Stosuj przykłady i odniesienia;
• Pytając i rozmawiając o problemach jako ekspert proponuj możliwe rozwiązania. Z jednej strony klient lepiej zrozumie problem z drugiej podsuniesz od razu mu odpowiedź.

A dla Was co jest ważne przy współpracy z klientem/podwykonawcą? Na co w komunikacji zwracacie szczególną uwagę?